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2021 Public Budget PresentationCity of Chanhassen2021-2022 BudgetThe New Budget BookMarch 8, 2021 Provide Confidence to Make Big Budget Decisions POLICIES provide the guiderailsCLEAR & CONSISTENT builds understanding ANTICIPATE CHALLENGESto avoid surprisesFLEXIBLE AND INNOVATIVE to take advantage of opportunitiesSTRONG FINANCIAL POSITIONto meet unexpected challengesPLANto implement City’s strategic initiatives Comprehensive Long‐term Planning Integrates All the Plans and Incorporates Results into the Annual BudgetAnnual Budget &     5‐yr Financial PlansOperating Revenue & ExpensesCIPDebt StudyUtility Rate StudyFees & ChargesTrend AnalysisCAFR Breaking down the Budget BookIntroductionBudget SummariesFund Level Financial PlansDetails IntroductionIntroductionMessage from the City ManagerOrganization InformationCommunity ProfileFinancial Management InfoFund StructureBudget ProcessBudget SummariesFund Level Financial PlansDetails Community ProfileCity Manager MessageBudget Process Totals UpfrontIntroductionMessage from the City ManagerOrganization InformationCommunity ProfileFinancial Management InfoFund StructureBudget ProcessBudget SummariesOverview of the city‐wide highlights2021 Budget totals for all funds 2021 Budget totals for each fund type2021 Levy information and projections for 2022‐2025Employee FTE’sFund Level Financial PlansDetails Budget OverviewSummary all fundsLevy Projection Fund Level Financial Plans are the Heart of the BudgetIntroductionMessage from the City ManagerOrganization InformationCommunity ProfileFinancial Management InfoFund StructureBudget ProcessBudget SummariesOverview of the city‐wide highlights2021 Budget totals for all funds 2021 Budget totals for each fund type2021 Levy information and projections for 2022‐2025Employee FTE’sFund Level Financial PlansFinancial plans for each individual fundIncludes narrative information & a 5 year financial planFund balance projectionsDetails FundsFund NarrativeFund Level Plan Details in the back provide supporting informationIntroductionMessage from the City ManagerOrganization InformationCommunity ProfileFinancial Management InfoFund StructureBudget ProcessBudget SummariesOverview of the city‐wide highlights2021 Budget totals for all funds 2021 Budget totals for each fund type2021 Levy information and projections for 2022‐2025Employee FTE’sFund Level Financial PlansFinancial plans for each individual fundIncludes narrative information & a 5 year financial planFund balance projectionsDetailsThe rest of the book is detailed information and supportDepartment budgetsCapital CIPDebt InformationFees SchedulesFinancial policiesGlossary for ReferenceHistorical reference tables Technical Budget Amendments All changes have a net zero impact on the 2021 budgetClose inactive funds Create internal service funds for 2021 and redistribute budgetsCreate new capital funds for facilities and technology Redistribute capital replacement fund budgetCapital projects carryforwards for multi‐year projects Close Inactive Funds for Audit Close 2020•Library Bond Fund•Transit Station Assessment Fund•Remaining Fund Balance of approximately $101,827 to the Capital Replacement Fund for future budgets.    Create Internal Service FundsCentralized  services  ‐costs are charged back to other funds/departments based on a reimbursement method.Are Internal Service Funds Required?No, optional but considered best practice for certain situations.What are the advantages? To manage the budget in total and also spread out to the appropriate funds/departmentsTo accurately charge various funding sourcesTo make good policy level decisionsTool to manage tax impact of annual variances Why now?This is part of the package to address Capital Equipment Fund challenges.   Internal Service Fund –All Operating CostsGeneral Fund  Property Taxes & other RevenuesEnterprise FundUtility FeesOther Funds Revenue Sources Outside Agencies FleetTotal Budget•Employee Services•Parts• Supplies•Fuel• Training & Other OverheadService Level Costs• Vehicle costs charged to department that use themPolicy Level Decisions• Maintain vs. replace decisions Manage Annual Variances•Fuel price averaging to manage spikes in fuel prices TechnologyTotal Budget•Wages• Supplies and small equipment•Network•Software licensesAnnual Maintenance•Hosted Service•PC Replacement• TrainingService Level Costs•Dept specific system costs•Per employee device allocationsPolicy Level Decisions•Hosted vs owned• Flexibility for best economic decisionsManage Annual Variances• Allocation methods smooth costs over time – manage spikes•Take advantage of opportunities and address unexpected needs• Capital purchases >$10k  remain in capital fund Risk ManagementTotal Budget•Premiums• Deductibles• Refunds• Insurance proceeds• Accident repairs/ replacementsService Level Costs• Fund level allocationsPolicy Level Decisions• Transparent total cost of premium and claims• Assume risk of higher deductible to lower premium costManage Annual Variances• Manage  budgetary impact of large premium increases over two years Compensated AbsencesTotal Budget•Benefits recorded in the year earned.•Payouts of vested balances for retirements/termsService Level Costs•Small percent each payroll•There is no increase in total cost to doing thisPolicy Level Decisions• Transparent cost recognized as earned•Begin funding with fund balance from General Fund•Can be incrementally implementedManage Annual Variances• Department budgets do not have to absorb spike in turnover costs when long‐term employee leaves Technical Budget Amendments All changes have a net zero impact on the 2021 budgetCreate new capital Funds for Facilities and Technology Redistribute Capital Replacement Fund budgets•>$10k meeting capital definition move to appropriate capital funds•<$10k and other costs not meeting capital definition move to General Fund or Technology Internal Service Fund Equal amount of funding would transfer for 2021.Go Forward funding would be presented in 2022 budget process. Capital Replacement FundCapital Items >$10kAnnual Operating Expenses Capital Replacement FundCapital Items >$10kCapital Replacement Fleet & EquipTechnology CapitalFacilities CapitalParks Renovation CapitalOperating ExpensesGeneral FundEnterprise FundTechnology Internal Service Fund Capital Projects Carryforward AmendmentsPast PracticeNo formal carryforward budget amendments for projectsGoing forward Annual technical budget amendment to formally carryforward the balances into the following yearCapital Fund Finance PlansTo properly show the fund balance in the plans we show projects that cross year end as follows:  2019 projects ‐shown as budget amendments as if that happened at the beginning of the year.2020 projects show as 100% spent at the end of 2020.  Asking for approval to carryforward unspent balances at year end to 2021 Financial Policies•It is recommended that the City adopts a set of financial policies to guide financial decision making for staff and Council•Some policies are already in place•Staff has provided some suggested policy topics for Council to consider•Will adopt during budget process Financial Resiliency & Long‐term PlanningAccounting, Auditing & ReportingBudgetary ControlRevenue Management & FeesReserve BalancesCash &  Investment ManagementCapital Asset ManagementDebt Issuance & ManagementRisk ManagementPurchasing Policy / Public Purpose ExpendituresSpecial Assessment PolicyCompensation PhilosophyGrant ManagementInformation Security Performance MeasuresEffective budgeting toolStrategic planning tool  OSA Performance Measurement Program•Adopt 10 measures to commit to report on annually for the program•Qualifies the City for LGA of approx. $3,500 & exemption from levy limits  •Rating of the overall quality of services provided by the City•Bond Rating•Percent change in the taxable property market valueGeneral•Part I and II Crime Rate•Citizens’ rating of safety in the communityLaw Enforcement•Average fire response time•Citizens’ rating of the quality of fire protection servicesFire•Citizens’ rating of the road conditions in the city•Average  street pavement condition rating•Citizens rating of the quality of snowplowing on city streetsStreets•Operating cost per 1m gallons of water pumpedWater•Citizen’s rating of the quality of city recreational programs and facilitiesRecreation & Parks•Number of sewer blockages on city system per 100 connectionsSanitary Sewer•Number of pond cleanout performed per yearSurface Water Management AdoptReviseCouncil & Public Input (Oct/Nov)Detailed PlansRefine Needs & OptionsCouncil set Max Tax (Sept 30 deadline)Preliminary Review & Council Discussions ‐Public Input (June)Identify Needs & Revenue SourcesPolicies & Priorities (now)  QUESTIONS?