Loading...
2021 08 16 Special Meeting Agenda and PacketAGENDA CHANHASSEN CITY COUNCIL SPECIAL MEETING WORK SESSION 5:30 PM, MONDAY, AUGUST 16, 2021 CHANHASSEN CITY HALL   7700 MARKET BOULEVARD 5:30 P.M. ­ SPECIAL MEETING ITEMS A.2022 Preliminary Budget, Levy & CIP Overview B.ADJOURNMENT CITY COUNCIL STAFF REPORT Monday, August 16, 2021 Subject 2022 Preliminary Budget, Levy & CIP Overview Section 5:30 P.M. ­ SPECIAL MEETING ITEMS Item No: A. Prepared By Kelly Strey, Finance Director File No:  SUMMARY Staff will present an overview of the preliminary budget, maximum tax levy, and preliminary CIP for Council discussion and direction. At the June 28 and July 12 Council work sessions, Council discussed preliminary budget projections.  Staff has been working on the detailed budget in all departments to prepare the proposed 2022 budget, tax levy and CIP.  At this meeting staff will present an overview of the proposed budget and the preliminary tax levy being proposed as well as an overview of the 2022­2026 CIP.  Department directors will provide information on strategic initiatives and budget highlights for each department. A proposed budg et workbook is being prepared to be distributed to council members during the week of September 7 with the opportunity for an individual meetings to review the document with the City Manager and the Finance Director.  Council will consider adoption of a maximum tax levy at the regular council meeting September 27. The maximum tax levy is required by MN State Statutes to be adopted by September 30. BACKGROUND Tax Levy The proposed budget is being prepared with a 4.9% increase in property tax levy as projected in June.  The preliminary levy projections included some capital funding strategies, current service level cost increase projections, and other offsetting revenue projections to arrive at the 4.9% projection. The detailed budget preparation has included a full review of expenditure budget line items in each department to identify anticipated inflationary increases and opportunities for cost savings through efficiencies and innovation to maintain current service levels.  Cost allocations between funds have been reviewed for appropriate costing of services in each fund. A compensation study is in progress to address compensation throughout the organization.  Preliminary estimates are being incorporated into the proposed budget.  All fees and charges have been reviewed and revenue trends and estimates have been revised in detail.  The CIP has been drafted and staff is continuing to work on funding strategies. Council provided feedback on capital priorities and funding strategies at previous work sessions which are being incorporated into the plan.  Throughout the process changes to the preliminary estimates have been identified which resulted in both increases and decreases. Staff has been able to manage the changes and capital funding strategies to stay within the original 4.9% projection. Additional increases to consider ­ The budget does not include funding for other new initiatives or other capital funding.  Should the Council decide to increase capital funding or to expand service levels, the property tax levy would either need to increase or other services would need to be reduced or eliminated to offset an increase.    CITY COUNCIL STAFF REPORTMonday, August 16, 2021Subject2022 Preliminary Budget, Levy & CIP OverviewSection5:30 P.M. ­ SPECIAL MEETINGITEMS Item No: A.Prepared By Kelly Strey, Finance Director File No: SUMMARYStaff will present an overview of the preliminary budget, maximum tax levy, and preliminary CIP for Council discussionand direction.At the June 28 and July 12 Council work sessions, Council discussed preliminary budget projections.  Staff has beenworking on the detailed budget in all departments to prepare the proposed 2022 budget, tax levy and CIP.  At thismeeting staff will present an overview of the proposed budget and the preliminary tax levy being proposed as well asan overview of the 2022­2026 CIP.  Department directors will provide information on strategic initiatives and budgethighlights for each department. A proposed budg et workbook is being prepared to be distributed to council membersduring the week of September 7 with the opportunity for an individual meetings to review the document with the CityManager and the Finance Director.  Council will consider adoption of a maximum tax levy at the regular council meetingSeptember 27. The maximum tax levy is required by MN State Statutes to be adopted by September 30.BACKGROUNDTax LevyThe proposed budget is being prepared with a 4.9% increase in property tax levy as projected in June.  Thepreliminary levy projections included some capital funding strategies, current service level cost increase projections,and other offsetting revenue projections to arrive at the 4.9% projection.The detailed budget preparation has included a full review of expenditure budget line items in each department toidentify anticipated inflationary increases and opportunities for cost savings through efficiencies and innovation tomaintain current service levels.  Cost allocations between funds have been reviewed for appropriate costing of servicesin each fund. A compensation study is in progress to address compensation throughout the organization.  Preliminaryestimates are being incorporated into the proposed budget.  All fees and charges have been reviewed and revenuetrends and estimates have been revised in detail.  The CIP has been drafted and staff is continuing to work on fundingstrategies. Council provided feedback on capital priorities and funding strategies at previous work sessions which arebeing incorporated into the plan.  Throughout the process changes to the preliminary estimates have been identifiedwhich resulted in both increases and decreases. Staff has been able to manage the changes and capital fundingstrategies to stay within the original 4.9% projection.Additional increases to consider ­ The budget does not include funding for other new initiatives or other capital funding.  Should the Council decide to increase capital funding or to expand service levels, the property tax levy would either need to increase or other services would need to be reduced or eliminated to offset an increase.    Council could consider additional phased­in capital funding increases to prepare for a future parks bond or facilities improvement bond. Taking a phased­in approach to funding future capital and debt service would reduce the levy increase impact of adding funding for these projects in one or two years. For example, an phased in incremental increase to the levy could be an alternative to a one­time 4­5% future debt service levy increase to fund a a large project.  Committing to an annual increase of 1% or approximately $120,000 annually would build a levy which could be used to provide initial cash funding for the projects and then be converted to a debt service levy to fund debt service for the remainder of the project.   If Council is interested in this option, the increase would need to be included in the preliminary tax levy. The ARPA grant funding is outside of the budget process but has been considered in reviewing budget opportunities. Fees & Charges The City charges user fees for certain programs and services that have direct benefits to users of the services.  When fees are not charged and other revenue sources are not available, costs of services are funded by general property taxes.  Charging appropriate user fees keep general  property taxes lower.  This year a comprehensive review of all user fees is being completed. This review includes a analysis of program costs compared to fees charged and market comparisons with our comparable cities. The goal is to set reasonable fees to cover at a minimum direct costs including staffing. Staff has also done a market review to compare Chanhassen's user fees to fees being charged for similar services and programs in our comparable cities. The goal is to have user fees that cover program costs and are generally in the middle of the market and in the upper quartile when reasonable. Staff has identified a number of fees and charges which are proposed to be increased to be more consistent with market and to cover costs.  In some instances where fees were found to be above market or cost analysis, fees are being proposed to be reduced. Departments will highlight fees and charges changes in their presentations. A detailed fee schedule will be included in the budget workbook for all fees and charges. Allocations of General Fund Overhead to Enterprise Funds The City's water, sanitary sewer and surface water management utilities operate as enterprise funds. An enterprise fund operates like a business with the costs of operating funded from user fees rather than property taxes.  The management, central services and administrative support are provided by employees who work in both general government and enterprise activities. In order to fully cost the utility operations, the City has historically directly charged a percentage of some positions to the Enterprise Funds for administrative overhead to operate the utilities. The overhead costs have not changed in a number of years. Staff completed a comprehensive review of expenses charged to enterprise funds and found that the General Fund is bearing a significant amount of costs that can be reasonably related to the enterprise fund operations for both employee services and other current expense costs for central services such as fleet, IT, facilities, and administration.  This results in property taxes funding a portion of utilities costs versus utility fees covering those operational costs. The budget and the utility rate study is being prepared with revised allocations.  This will result in a savings in the General Fund and a greater pressure on the utility rates for future years. Staff anticipates that the utility rates can be managed within current projections. ARPA fund usage will reduce project bonding and therefore reduce future interest expense and preserve utility fund balance.  This provides capacity to fully fund overhead which will reimburse the General Fund and provide capacity to use the general tax levy to fund general government services and capital plans. Allocation of Engineering overhead costs to capital projects All of the costs of internal project engineering costs for project management have been included in the General Fund and have as a result been funded by property taxes rather than other project funding sources.  Staff is recommending a small allocation of project overhead costs to each project for internal engineering costs based on actual time spent on each project. Employee Services CITY COUNCIL STAFF REPORTMonday, August 16, 2021Subject2022 Preliminary Budget, Levy & CIP OverviewSection5:30 P.M. ­ SPECIAL MEETINGITEMS Item No: A.Prepared By Kelly Strey, Finance Director File No: SUMMARYStaff will present an overview of the preliminary budget, maximum tax levy, and preliminary CIP for Council discussionand direction.At the June 28 and July 12 Council work sessions, Council discussed preliminary budget projections.  Staff has beenworking on the detailed budget in all departments to prepare the proposed 2022 budget, tax levy and CIP.  At thismeeting staff will present an overview of the proposed budget and the preliminary tax levy being proposed as well asan overview of the 2022­2026 CIP.  Department directors will provide information on strategic initiatives and budgethighlights for each department. A proposed budg et workbook is being prepared to be distributed to council membersduring the week of September 7 with the opportunity for an individual meetings to review the document with the CityManager and the Finance Director.  Council will consider adoption of a maximum tax levy at the regular council meetingSeptember 27. The maximum tax levy is required by MN State Statutes to be adopted by September 30.BACKGROUNDTax LevyThe proposed budget is being prepared with a 4.9% increase in property tax levy as projected in June.  Thepreliminary levy projections included some capital funding strategies, current service level cost increase projections,and other offsetting revenue projections to arrive at the 4.9% projection.The detailed budget preparation has included a full review of expenditure budget line items in each department toidentify anticipated inflationary increases and opportunities for cost savings through efficiencies and innovation tomaintain current service levels.  Cost allocations between funds have been reviewed for appropriate costing of servicesin each fund. A compensation study is in progress to address compensation throughout the organization.  Preliminaryestimates are being incorporated into the proposed budget.  All fees and charges have been reviewed and revenuetrends and estimates have been revised in detail.  The CIP has been drafted and staff is continuing to work on fundingstrategies. Council provided feedback on capital priorities and funding strategies at previous work sessions which arebeing incorporated into the plan.  Throughout the process changes to the preliminary estimates have been identifiedwhich resulted in both increases and decreases. Staff has been able to manage the changes and capital fundingstrategies to stay within the original 4.9% projection.Additional increases to consider ­ The budget does not include funding for other new initiatives or other capitalfunding.  Should the Council decide to increase capital funding or to expand service levels, the property tax levy wouldeither need to increase or other services would need to be reduced or eliminated to offset an increase.   Council could consider additional phased­in capital funding increases to prepare for a future parks bond or facilitiesimprovement bond. Taking a phased­in approach to funding future capital and debt service would reduce the levyincrease impact of adding funding for these projects in one or two years. For example, an phased in incrementalincrease to the levy could be an alternative to a one­time 4­5% future debt service levy increase to fund a a largeproject.  Committing to an annual increase of 1% or approximately $120,000 annually would build a levy which couldbe used to provide initial cash funding for the projects and then be converted to a debt service levy to fund debtservice for the remainder of the project.   If Council is interested in this option, the increase would need to be includedin the preliminary tax levy.The ARPA grant funding is outside of the budget process but has been considered in reviewing budget opportunities.Fees & ChargesThe City charges user fees for certain programs and services that have direct benefits to users of the services.  Whenfees are not charged and other revenue sources are not available, costs of services are funded by general propertytaxes.  Charging appropriate user fees keep general  property taxes lower. This year a comprehensive review of all user fees is being completed. This review includes a analysis of program costscompared to fees charged and market comparisons with our comparable cities. The goal is to set reasonable fees tocover at a minimum direct costs including staffing. Staff has also done a market review to compare Chanhassen's userfees to fees being charged for similar services and programs in our comparable cities. The goal is to have user fees thatcover program costs and are generally in the middle of the market and in the upper quartile when reasonable. Staff hasidentified a number of fees and charges which are proposed to be increased to be more consistent with market and tocover costs.  In some instances where fees were found to be above market or cost analysis, fees are being proposed tobe reduced.Departments will highlight fees and charges changes in their presentations. A detailed fee schedule will be included in thebudget workbook for all fees and charges.Allocations of General Fund Overhead to Enterprise FundsThe City's water, sanitary sewer and surface water management utilities operate as enterprise funds. An enterprise fundoperates like a business with the costs of operating funded from user fees rather than property taxes.  Themanagement, central services and administrative support are provided by employees who work in both generalgovernment and enterprise activities. In order to fully cost the utility operations, the City has historically directly chargeda percentage of some positions to the Enterprise Funds for administrative overhead to operate the utilities. The overheadcosts have not changed in a number of years.Staff completed a comprehensive review of expenses charged to enterprise funds and found that the General Fund isbearing a significant amount of costs that can be reasonably related to the enterprise fund operations for bothemployee services and other current expense costs for central services such as fleet, IT, facilities, and administration. This results in property taxes funding a portion of utilities costs versus utility fees covering those operational costs.The budget and the utility rate study is being prepared with revised allocations.  This will result in a savings in theGeneral Fund and a greater pressure on the utility rates for future years. Staff anticipates that the utility rates can bemanaged within current projections. ARPA fund usage will reduce project bonding and therefore reduce future interestexpense and preserve utility fund balance.  This provides capacity to fully fund overhead which will reimburse theGeneral Fund and provide capacity to use the general tax levy to fund general government services and capital plans.Allocation of Engineering overhead costs to capital projectsAll of the costs of internal project engineering costs for project management have been included in the General Fundand have as a result been funded by property taxes rather than other project funding sources.  Staff is recommending asmall allocation of project overhead costs to each project for internal engineering costs based on actual time spent oneach project. Employee Services COLA & Performance Adjustments ­ The budget includes wage increases for performance adjustments (steps) until employees reach range maximum and annual cost of living adjustments (COLA). The City is in the process of completing a compensation study.  The preliminary budget projections in June included a projection for some funding for implementation of the results of the study.  The initial results indicate the need for additional funding. It is planned that the City will implement the results of the study over a three­year period as most employees will not be at the range maximum. Final results are expected in September. Health insurance ­ The City's employee health insurance contract had a 0% increase in 2021, however in 2022 the rate cap is 9%.  It is anticipated that the renewal may be at the rate cap. Staffing cost increases approved in 2021 included in the 2022 budget ­ Phased­in funding for IT position added and partially funded in the 2021 budget and the position approved in July to support monthly utility billing have been incorporated.  The 2022 budget also reflects decisions to reorganize staffing which were implemented in 2021 as a result of turnover in public works and administration areas. Staffing increases proposed 0.2 FTE increase to existing engineering admin position to full time for support for increased volume of projects and to add capacity to for implementation of additional project accounting functions to better manage project budgets.  This meets the strategic initiatives of operational excellence, asset management and financial sustainability.  Funding is proposed to be funded from cost allocations to projects. 0.5 FTE for additional permit administrative staffing funded from additional permit revenue to meet demand from added volume of permits. Operational excellence is a strategic initiative and this position is needed to provide the level of customer service expected with the increased volume of permits. This position provides additional capacity and meets a need for more cross training and backup to existing administrative staff.  This position has been in place for 2021 on a temporary basis.  It is proposed to make this a regular position for 2022. General Fund Revenues Preliminary revenue forecasts have been prepared with using historical trends and future trend indicators.  Where fees and charges are proposed to be increased the revenue projections have increased. Permit Revenue Permit revenue has been above budget for the past three years and it is expected that this trend will continue.  Revenues for 2021 are already exceeding budget estimates.  Additionally, several changes to permit fees are proposed.  The City had not increased permit fees since 2015 although the cost to provide the services have increased annually.  A market review found our fees to be significantly lower.  In the case of roofing, siding and window permits, fees were found to be higher than the market and higher than the cost of providing the service.  These fees have been adjusted and an annual review will be performed in the future.    Charges for services Recreation charges for services ­ recreation revenues and expenses were reduced in the 2021 budget due to expected COVID limitations.  Recreation revenue is expected to exceed 2021 revenue projections and recreation programs are projected to return to historical levels in 2022 budget.  Revenue increases offset expenditure increases due to increased participation.  Also, recreation fees are proposed to increase to reflect increased staffing costs and market rate comparisons. General Fund Expenses Fleet Department ­ Fleet costs have been moved to the Fleet Internal Service fund and each fund and department is being allocated fleet costs based on vehicle usage.  This results in a net savings to the General Fund.  Enterprise funds will have an increase.  IT Department ­IT costs have been moved to the Technology Internal Service Fund and each fund and department is being allocated technology costs based on technology usage.  This results in a net savings to the General Fund.  Enterprise Funds will have an increase.   CITY COUNCIL STAFF REPORTMonday, August 16, 2021Subject2022 Preliminary Budget, Levy & CIP OverviewSection5:30 P.M. ­ SPECIAL MEETINGITEMS Item No: A.Prepared By Kelly Strey, Finance Director File No: SUMMARYStaff will present an overview of the preliminary budget, maximum tax levy, and preliminary CIP for Council discussionand direction.At the June 28 and July 12 Council work sessions, Council discussed preliminary budget projections.  Staff has beenworking on the detailed budget in all departments to prepare the proposed 2022 budget, tax levy and CIP.  At thismeeting staff will present an overview of the proposed budget and the preliminary tax levy being proposed as well asan overview of the 2022­2026 CIP.  Department directors will provide information on strategic initiatives and budgethighlights for each department. A proposed budg et workbook is being prepared to be distributed to council membersduring the week of September 7 with the opportunity for an individual meetings to review the document with the CityManager and the Finance Director.  Council will consider adoption of a maximum tax levy at the regular council meetingSeptember 27. The maximum tax levy is required by MN State Statutes to be adopted by September 30.BACKGROUNDTax LevyThe proposed budget is being prepared with a 4.9% increase in property tax levy as projected in June.  Thepreliminary levy projections included some capital funding strategies, current service level cost increase projections,and other offsetting revenue projections to arrive at the 4.9% projection.The detailed budget preparation has included a full review of expenditure budget line items in each department toidentify anticipated inflationary increases and opportunities for cost savings through efficiencies and innovation tomaintain current service levels.  Cost allocations between funds have been reviewed for appropriate costing of servicesin each fund. A compensation study is in progress to address compensation throughout the organization.  Preliminaryestimates are being incorporated into the proposed budget.  All fees and charges have been reviewed and revenuetrends and estimates have been revised in detail.  The CIP has been drafted and staff is continuing to work on fundingstrategies. Council provided feedback on capital priorities and funding strategies at previous work sessions which arebeing incorporated into the plan.  Throughout the process changes to the preliminary estimates have been identifiedwhich resulted in both increases and decreases. Staff has been able to manage the changes and capital fundingstrategies to stay within the original 4.9% projection.Additional increases to consider ­ The budget does not include funding for other new initiatives or other capitalfunding.  Should the Council decide to increase capital funding or to expand service levels, the property tax levy wouldeither need to increase or other services would need to be reduced or eliminated to offset an increase.   Council could consider additional phased­in capital funding increases to prepare for a future parks bond or facilitiesimprovement bond. Taking a phased­in approach to funding future capital and debt service would reduce the levyincrease impact of adding funding for these projects in one or two years. For example, an phased in incrementalincrease to the levy could be an alternative to a one­time 4­5% future debt service levy increase to fund a a largeproject.  Committing to an annual increase of 1% or approximately $120,000 annually would build a levy which couldbe used to provide initial cash funding for the projects and then be converted to a debt service levy to fund debtservice for the remainder of the project.   If Council is interested in this option, the increase would need to be includedin the preliminary tax levy.The ARPA grant funding is outside of the budget process but has been considered in reviewing budget opportunities.Fees & ChargesThe City charges user fees for certain programs and services that have direct benefits to users of the services.  Whenfees are not charged and other revenue sources are not available, costs of services are funded by general propertytaxes.  Charging appropriate user fees keep general  property taxes lower. This year a comprehensive review of all user fees is being completed. This review includes a analysis of program costscompared to fees charged and market comparisons with our comparable cities. The goal is to set reasonable fees tocover at a minimum direct costs including staffing. Staff has also done a market review to compare Chanhassen's userfees to fees being charged for similar services and programs in our comparable cities. The goal is to have user fees thatcover program costs and are generally in the middle of the market and in the upper quartile when reasonable. Staff hasidentified a number of fees and charges which are proposed to be increased to be more consistent with market and tocover costs.  In some instances where fees were found to be above market or cost analysis, fees are being proposed tobe reduced.Departments will highlight fees and charges changes in their presentations. A detailed fee schedule will be included in thebudget workbook for all fees and charges.Allocations of General Fund Overhead to Enterprise FundsThe City's water, sanitary sewer and surface water management utilities operate as enterprise funds. An enterprise fundoperates like a business with the costs of operating funded from user fees rather than property taxes.  Themanagement, central services and administrative support are provided by employees who work in both generalgovernment and enterprise activities. In order to fully cost the utility operations, the City has historically directly chargeda percentage of some positions to the Enterprise Funds for administrative overhead to operate the utilities. The overheadcosts have not changed in a number of years.Staff completed a comprehensive review of expenses charged to enterprise funds and found that the General Fund isbearing a significant amount of costs that can be reasonably related to the enterprise fund operations for bothemployee services and other current expense costs for central services such as fleet, IT, facilities, and administration. This results in property taxes funding a portion of utilities costs versus utility fees covering those operational costs.The budget and the utility rate study is being prepared with revised allocations.  This will result in a savings in theGeneral Fund and a greater pressure on the utility rates for future years. Staff anticipates that the utility rates can bemanaged within current projections. ARPA fund usage will reduce project bonding and therefore reduce future interestexpense and preserve utility fund balance.  This provides capacity to fully fund overhead which will reimburse theGeneral Fund and provide capacity to use the general tax levy to fund general government services and capital plans.Allocation of Engineering overhead costs to capital projectsAll of the costs of internal project engineering costs for project management have been included in the General Fundand have as a result been funded by property taxes rather than other project funding sources.  Staff is recommending asmall allocation of project overhead costs to each project for internal engineering costs based on actual time spent oneach project.Employee ServicesCOLA & Performance Adjustments ­ The budget includes wage increases for performance adjustments (steps) untilemployees reach range maximum and annual cost of living adjustments (COLA). The City is in the process ofcompleting a compensation study.  The preliminary budget projections in June included a projection for some funding forimplementation of the results of the study.  The initial results indicate the need for additional funding. It is planned that theCity will implement the results of the study over a three­year period as most employees will not be at the rangemaximum. Final results are expected in September.Health insurance ­ The City's employee health insurance contract had a 0% increase in 2021, however in 2022 the ratecap is 9%.  It is anticipated that the renewal may be at the rate cap.Staffing cost increases approved in 2021 included in the 2022 budget ­ Phased­in funding for IT position added andpartially funded in the 2021 budget and the position approved in July to support monthly utility billing have beenincorporated.  The 2022 budget also reflects decisions to reorganize staffing which were implemented in 2021 as a resultof turnover in public works and administration areas.Staffing increases proposed0.2 FTE increase to existing engineering admin position to full time for support for increased volume of projectsand to add capacity to for implementation of additional project accounting functions to better manage projectbudgets.  This meets the strategic initiatives of operational excellence, asset management and financialsustainability.  Funding is proposed to be funded from cost allocations to projects.0.5 FTE for additional permit administrative staffing funded from additional permit revenue to meet demandfrom added volume of permits. Operational excellence is a strategic initiative and this position is needed toprovide the level of customer service expected with the increased volume of permits. This position providesadditional capacity and meets a need for more cross training and backup to existing administrative staff.  Thisposition has been in place for 2021 on a temporary basis.  It is proposed to make this a regular position for2022.General Fund RevenuesPreliminary revenue forecasts have been prepared with using historical trends and future trend indicators.  Where feesand charges are proposed to be increased the revenue projections have increased.Permit RevenuePermit revenue has been above budget for the past three years and it is expected that this trend will continue. Revenues for 2021 are already exceeding budget estimates.  Additionally, several changes to permit fees areproposed.  The City had not increased permit fees since 2015 although the cost to provide the services have increasedannually.  A market review found our fees to be significantly lower.  In the case of roofing, siding and window permits,fees were found to be higher than the market and higher than the cost of providing the service.  These fees have beenadjusted and an annual review will be performed in the future.   Charges for servicesRecreation charges for services ­ recreation revenues and expenses were reduced in the 2021 budget due to expectedCOVID limitations.  Recreation revenue is expected to exceed 2021 revenue projections and recreation programs areprojected to return to historical levels in 2022 budget.  Revenue increases offset expenditure increases due toincreased participation.  Also, recreation fees are proposed to increase to reflect increased staffing costs and marketrate comparisons.General Fund ExpensesFleet Department ­ Fleet costs have been moved to the Fleet Internal Service fund and each fund and department isbeing allocated fleet costs based on vehicle usage.  This results in a net savings to the General Fund.  Enterprise fundswill have an increase. IT Department ­IT costs have been moved to the Technology Internal Service Fund and each fund and department isbeing allocated technology costs based on technology usage.  This results in a net savings to the General Fund.  Enterprise Funds will have an increase.   Insurance ­ Insurance costs have been moved to the Risk Management Internal Service Fund.  This is a net zero effect to the General Fund for 2022.  This fund's purpose is to management insurance cost increases and deductible variances over time. Employee Benefits ­ Compensated Absences ­ Each department will be charged .5% of wages to fund employee  leave balance accruals.  This fund manages the fluctuation in costs due to leave balance payouts that happen with employee turnover.  Full funding for this fund will be implemented in a multi­year phased approach. Employee Health Insurance ­ the 2022 increase in health insurance has a rate cap of 9%. There was a 0% rate increase in 2021.  The increase for 2022 is unknown at this time so we have factored in a 9% increase.   Seasonal Staffing ­ hiring seasonal staffing has been challenging.  Market wages for seasonal part­time staffing, which had been increasing for a number of years, are now significantly higher than the rates that the City has been offering its seasonal employees. The budget anticipates that the City will need to increase pay rates in order to attract enough seasonal staff. In programs where the City charges user fees, seasonal staffing increases have been factored in when determining user fee increases. However, some areas do have an impact on property taxes.  Seasonal staffing remains a cost­effective approach to providing certain services.  Law enforcement contract ­ The law enforcement contract with Carver County is proposed to be roughly the same as 2021 due to COVID operating reductions.  The budget also factors in additional costs for overtime if service levels increase.  The County has informed the City that it anticipates that the 2023 increase will be 7­10% due to now settled labor contracts.  This will pose a significant increased pressure on the 2023 levy.  Proposed Use of Fund Balance Fund balance increased in 2020 by $1.4m and the fund balance is within the target range.  Additionally, it is projected that the 2021 fund balance will increase due to very conservative budget revenue estimates and positive revenue results.  Council approved use of fund balance in 2021 up to $400,000 for technology improvements identified as high priority to continue innovations, efficiencies, remote work capabilities and improved electronic service delivery. In addition, the following use of fund balance is being proposed: The 2021­2025 CIP planned for $300,000 in 2022 for SCBA equipment for the fire department and the utility department.  Staff proposes to use fund balance in 2021 to accelerate purchase of SCBA's to avoid a $28,000 price increase planned for November 1.  This will reduce the pressure on the fleet fund for future fleet equipment purchases. Use of $50,000­$100,000 to begin phased implementation to new pay plan in fall of 2021.   Use of $250,000 for a one­time transfer in 2022 for park renovations.  This is presented as an alternative to the previous staff proposal in the June preliminary budget presentation which would have redistributed a portion of the Pavement Management Plan property tax levy to annually fund the park renovation fund.  Future funding of the park renovation fund would be determined as part of the possible future parks referendum.  Special Revenue Funds Cemetery fund ­fees have not been adjusted for a number of years and are significantly below market rates.  It is proposed to increase fees to provide funding for future on­going maintenance costs.  Capital plans include a project to improve driveway access and turnaround. Charitable contribution fund ­revenue was reduced during COVID shutdowns but have returned to historical levels.  The expenditures have been changed from training wages to equipment.  Training wages have been absorbed into the fire operations in the General Fund and equipment replacement moved from the capital equipment fund.  Net impact on property taxes is zero. Cable Franchise / Communications Fund ­ Communications was identified as a strategic initiative for the City in 2021.  FTE's were realigned in 2021.  The communication budget reflected strategic initiatives in this area.  Fund CITY COUNCIL STAFF REPORTMonday, August 16, 2021Subject2022 Preliminary Budget, Levy & CIP OverviewSection5:30 P.M. ­ SPECIAL MEETINGITEMS Item No: A.Prepared By Kelly Strey, Finance Director File No: SUMMARYStaff will present an overview of the preliminary budget, maximum tax levy, and preliminary CIP for Council discussionand direction.At the June 28 and July 12 Council work sessions, Council discussed preliminary budget projections.  Staff has beenworking on the detailed budget in all departments to prepare the proposed 2022 budget, tax levy and CIP.  At thismeeting staff will present an overview of the proposed budget and the preliminary tax levy being proposed as well asan overview of the 2022­2026 CIP.  Department directors will provide information on strategic initiatives and budgethighlights for each department. A proposed budg et workbook is being prepared to be distributed to council membersduring the week of September 7 with the opportunity for an individual meetings to review the document with the CityManager and the Finance Director.  Council will consider adoption of a maximum tax levy at the regular council meetingSeptember 27. The maximum tax levy is required by MN State Statutes to be adopted by September 30.BACKGROUNDTax LevyThe proposed budget is being prepared with a 4.9% increase in property tax levy as projected in June.  Thepreliminary levy projections included some capital funding strategies, current service level cost increase projections,and other offsetting revenue projections to arrive at the 4.9% projection.The detailed budget preparation has included a full review of expenditure budget line items in each department toidentify anticipated inflationary increases and opportunities for cost savings through efficiencies and innovation tomaintain current service levels.  Cost allocations between funds have been reviewed for appropriate costing of servicesin each fund. A compensation study is in progress to address compensation throughout the organization.  Preliminaryestimates are being incorporated into the proposed budget.  All fees and charges have been reviewed and revenuetrends and estimates have been revised in detail.  The CIP has been drafted and staff is continuing to work on fundingstrategies. Council provided feedback on capital priorities and funding strategies at previous work sessions which arebeing incorporated into the plan.  Throughout the process changes to the preliminary estimates have been identifiedwhich resulted in both increases and decreases. Staff has been able to manage the changes and capital fundingstrategies to stay within the original 4.9% projection.Additional increases to consider ­ The budget does not include funding for other new initiatives or other capitalfunding.  Should the Council decide to increase capital funding or to expand service levels, the property tax levy wouldeither need to increase or other services would need to be reduced or eliminated to offset an increase.   Council could consider additional phased­in capital funding increases to prepare for a future parks bond or facilitiesimprovement bond. Taking a phased­in approach to funding future capital and debt service would reduce the levyincrease impact of adding funding for these projects in one or two years. For example, an phased in incrementalincrease to the levy could be an alternative to a one­time 4­5% future debt service levy increase to fund a a largeproject.  Committing to an annual increase of 1% or approximately $120,000 annually would build a levy which couldbe used to provide initial cash funding for the projects and then be converted to a debt service levy to fund debtservice for the remainder of the project.   If Council is interested in this option, the increase would need to be includedin the preliminary tax levy.The ARPA grant funding is outside of the budget process but has been considered in reviewing budget opportunities.Fees & ChargesThe City charges user fees for certain programs and services that have direct benefits to users of the services.  Whenfees are not charged and other revenue sources are not available, costs of services are funded by general propertytaxes.  Charging appropriate user fees keep general  property taxes lower. This year a comprehensive review of all user fees is being completed. This review includes a analysis of program costscompared to fees charged and market comparisons with our comparable cities. The goal is to set reasonable fees tocover at a minimum direct costs including staffing. Staff has also done a market review to compare Chanhassen's userfees to fees being charged for similar services and programs in our comparable cities. The goal is to have user fees thatcover program costs and are generally in the middle of the market and in the upper quartile when reasonable. Staff hasidentified a number of fees and charges which are proposed to be increased to be more consistent with market and tocover costs.  In some instances where fees were found to be above market or cost analysis, fees are being proposed tobe reduced.Departments will highlight fees and charges changes in their presentations. A detailed fee schedule will be included in thebudget workbook for all fees and charges.Allocations of General Fund Overhead to Enterprise FundsThe City's water, sanitary sewer and surface water management utilities operate as enterprise funds. An enterprise fundoperates like a business with the costs of operating funded from user fees rather than property taxes.  Themanagement, central services and administrative support are provided by employees who work in both generalgovernment and enterprise activities. In order to fully cost the utility operations, the City has historically directly chargeda percentage of some positions to the Enterprise Funds for administrative overhead to operate the utilities. The overheadcosts have not changed in a number of years.Staff completed a comprehensive review of expenses charged to enterprise funds and found that the General Fund isbearing a significant amount of costs that can be reasonably related to the enterprise fund operations for bothemployee services and other current expense costs for central services such as fleet, IT, facilities, and administration. This results in property taxes funding a portion of utilities costs versus utility fees covering those operational costs.The budget and the utility rate study is being prepared with revised allocations.  This will result in a savings in theGeneral Fund and a greater pressure on the utility rates for future years. Staff anticipates that the utility rates can bemanaged within current projections. ARPA fund usage will reduce project bonding and therefore reduce future interestexpense and preserve utility fund balance.  This provides capacity to fully fund overhead which will reimburse theGeneral Fund and provide capacity to use the general tax levy to fund general government services and capital plans.Allocation of Engineering overhead costs to capital projectsAll of the costs of internal project engineering costs for project management have been included in the General Fundand have as a result been funded by property taxes rather than other project funding sources.  Staff is recommending asmall allocation of project overhead costs to each project for internal engineering costs based on actual time spent oneach project.Employee ServicesCOLA & Performance Adjustments ­ The budget includes wage increases for performance adjustments (steps) untilemployees reach range maximum and annual cost of living adjustments (COLA). The City is in the process ofcompleting a compensation study.  The preliminary budget projections in June included a projection for some funding forimplementation of the results of the study.  The initial results indicate the need for additional funding. It is planned that theCity will implement the results of the study over a three­year period as most employees will not be at the rangemaximum. Final results are expected in September.Health insurance ­ The City's employee health insurance contract had a 0% increase in 2021, however in 2022 the ratecap is 9%.  It is anticipated that the renewal may be at the rate cap.Staffing cost increases approved in 2021 included in the 2022 budget ­ Phased­in funding for IT position added andpartially funded in the 2021 budget and the position approved in July to support monthly utility billing have beenincorporated.  The 2022 budget also reflects decisions to reorganize staffing which were implemented in 2021 as a resultof turnover in public works and administration areas.Staffing increases proposed0.2 FTE increase to existing engineering admin position to full time for support for increased volume of projectsand to add capacity to for implementation of additional project accounting functions to better manage projectbudgets.  This meets the strategic initiatives of operational excellence, asset management and financialsustainability.  Funding is proposed to be funded from cost allocations to projects.0.5 FTE for additional permit administrative staffing funded from additional permit revenue to meet demandfrom added volume of permits. Operational excellence is a strategic initiative and this position is needed toprovide the level of customer service expected with the increased volume of permits. This position providesadditional capacity and meets a need for more cross training and backup to existing administrative staff.  Thisposition has been in place for 2021 on a temporary basis.  It is proposed to make this a regular position for2022.General Fund RevenuesPreliminary revenue forecasts have been prepared with using historical trends and future trend indicators.  Where feesand charges are proposed to be increased the revenue projections have increased.Permit RevenuePermit revenue has been above budget for the past three years and it is expected that this trend will continue. Revenues for 2021 are already exceeding budget estimates.  Additionally, several changes to permit fees areproposed.  The City had not increased permit fees since 2015 although the cost to provide the services have increasedannually.  A market review found our fees to be significantly lower.  In the case of roofing, siding and window permits,fees were found to be higher than the market and higher than the cost of providing the service.  These fees have beenadjusted and an annual review will be performed in the future.   Charges for servicesRecreation charges for services ­ recreation revenues and expenses were reduced in the 2021 budget due to expectedCOVID limitations.  Recreation revenue is expected to exceed 2021 revenue projections and recreation programs areprojected to return to historical levels in 2022 budget.  Revenue increases offset expenditure increases due toincreased participation.  Also, recreation fees are proposed to increase to reflect increased staffing costs and marketrate comparisons.General Fund ExpensesFleet Department ­ Fleet costs have been moved to the Fleet Internal Service fund and each fund and department isbeing allocated fleet costs based on vehicle usage.  This results in a net savings to the General Fund.  Enterprise fundswill have an increase. IT Department ­IT costs have been moved to the Technology Internal Service Fund and each fund and department isbeing allocated technology costs based on technology usage.  This results in a net savings to the General Fund. Enterprise Funds will have an increase.  Insurance ­ Insurance costs have been moved to the Risk Management Internal Service Fund.  This is a net zeroeffect to the General Fund for 2022.  This fund's purpose is to management insurance cost increases and deductiblevariances over time.Employee Benefits ­Compensated Absences ­ Each department will be charged .5% of wages to fund employee  leave balanceaccruals.  This fund manages the fluctuation in costs due to leave balance payouts that happen with employeeturnover.  Full funding for this fund will be implemented in a multi­year phased approach.Employee Health Insurance ­ the 2022 increase in health insurance has a rate cap of 9%. There was a 0% rateincrease in 2021.  The increase for 2022 is unknown at this time so we have factored in a 9% increase.  Seasonal Staffing ­ hiring seasonal staffing has been challenging.  Market wages for seasonal part­time staffing, whichhad been increasing for a number of years, are now significantly higher than the rates that the City has been offering itsseasonal employees. The budget anticipates that the City will need to increase pay rates in order to attract enoughseasonal staff. In programs where the City charges user fees, seasonal staffing increases have been factored in whendetermining user fee increases. However, some areas do have an impact on property taxes.  Seasonal staffing remainsa cost­effective approach to providing certain services. Law enforcement contract ­ The law enforcement contract with Carver County is proposed to be roughly the sameas 2021 due to COVID operating reductions.  The budget also factors in additional costs for overtime if service levelsincrease.  The County has informed the City that it anticipates that the 2023 increase will be 7­10% due to now settledlabor contracts.  This will pose a significant increased pressure on the 2023 levy. Proposed Use of Fund BalanceFund balance increased in 2020 by $1.4m and the fund balance is within the target range.  Additionally, it is projectedthat the 2021 fund balance will increase due to very conservative budget revenue estimates and positive revenueresults. Council approved use of fund balance in 2021 up to $400,000 for technology improvements identified as high priority tocontinue innovations, efficiencies, remote work capabilities and improved electronic service delivery.In addition, the following use of fund balance is being proposed:The 2021­2025 CIP planned for $300,000 in 2022 for SCBA equipment for the fire department and the utilitydepartment.  Staff proposes to use fund balance in 2021 to accelerate purchase of SCBA's to avoid a $28,000price increase planned for November 1.  This will reduce the pressure on the fleet fund for future fleet equipmentpurchases.Use of $50,000­$100,000 to begin phased implementation to new pay plan in fall of 2021.  Use of $250,000 for a one­time transfer in 2022 for park renovations.  This is presented as an alternative to theprevious staff proposal in the June preliminary budget presentation which would have redistributed a portion ofthe Pavement Management Plan property tax levy to annually fund the park renovation fund.  Future funding ofthe park renovation fund would be determined as part of the possible future parks referendum. Special Revenue FundsCemetery fund ­fees have not been adjusted for a number of years and are significantly below market rates.  It isproposed to increase fees to provide funding for future on­going maintenance costs.  Capital plans include a project toimprove driveway access and turnaround.Charitable contribution fund ­revenue was reduced during COVID shutdowns but have returned to historicallevels.  The expenditures have been changed from training wages to equipment.  Training wages have been absorbedinto the fire operations in the General Fund and equipment replacement moved from the capital equipment fund.  Netimpact on property taxes is zero. Cable Franchise / Communications Fund ­ Communications was identified as a strategic initiative for the City in 2021.  FTE's were realigned in 2021.  The communication budget reflected strategic initiatives in this area.  Fund balance remains sufficient to provide for future capital needs for improving the Council Chambers for public meeting broadcast improvements. Capital Funds Fleet & Equipment fund ­ all technology and facility expenditures and most miscellaneous department equipment have been moved to other funds.  Vehicles for 2022 are consistent with prior year plan. The future years have revised fire truck expected life and replacement of vehicles have been advanced in the schedule. At this time replacement funding is unknown. Staff will be evaluating future fleet replacement options in 2022. The strategy for this fund is to stagger replacement of vehicles to be able to have a level annual funding. Due to the high cost of the the fire replacements, future plans may need to include some equipment financing or increased property tax funding.   Park Renovation Fund ­ as indicated above, staff has not proposed redirecting existing property tax levy to the parks renovation fund based on Council feedback in the previous budget work sessions.  To continue with park renovation plans for 2022, an option to fund one year's park renovation with a use of General Fund fund balance.  The remaining years are unfunded and would be addressed with a future parks referendum or other park improvement plan. Park Development Fund ­ the balance in this fund is allocated for the next several years.  As development occurs, projects will be identified and the plan will be revised. PMP Fund & TIMM Funds ­ Revised per discussions at previous work sessions. Plans still include special assessment bonding for special assessments.  Facility fund ­ The facility fund includes maintenance capital items for general government facilities.  The City has hired a consultant to complete a facilities study of existing facility needs and future facility considerations.  No funding has been included for items that will likely be identified through the study.  This fund will likely need some significant additional funding in the future. Enterprise Funds Meter replacement ­ the meter replacement project approved is beginning now.   The year  2021 is expected to generate a surplus.  Revenues are exceeding planÍž however, due to the lag in billing the magnitude is unknown at this time.   Utility rate study ­ in the past, the City has engaged Ehlers, Inc. to prepare the utility rate study.  This year staff is preparing the bulk of the rate study in­house using our own long­term planning and projections.  We will use Ehlers staff expertise on a limited basis this year to review and verify our assumptions for consistency of approach and transition.   As noted above, there will be some significant cost shifts to the Enterprise funds to fully cost the enterprise activities.  Also, the compensation plan implementation will impact the enterprise funds to a degree as well.   The rate study performed by Ehlers, Inc. in 2020 and for the past few years has included a significant amount of bonding to maintain rate increases around 5% annually.  It is our intention to target similar rate increases with some minor adjustments.  If possible we will try to reduce reliance on bonding in the utility funds and move to pay­go for annual capital expendituresÍž however, operating cost pressures noted above will continue to be a challenge.  We will discuss options with Council for direction. Monthly billing approved earlier this summer is included in the projections. ARPA funds are also likely to be targeted to utility projects.  This will reduce planned bonding and interest costs.